İletişim Süreci Adımları ve Modeli nedir?

İki veya daha fazla kişi mesaj alışverişinde bulunduğunda, temel iletişim sürecine dahil olurlar. Basit görünüyor, değil mi? Ancak iletişim süreci gerçekten oldukça karmaşıktır. Sadece birkaç bileşene sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda mesajın açıklığı ve içeriği, olumlu veya olumsuz birkaç faktörden etkilenebilir.

Etkili bir şekilde iletişim kurabilmek ve yanlış yorumlamayı önlemek için iletişim sürecini anlamak önemlidir. Bu yazıda iletişim bileşenlerine ve iletişim süreci modeline bakacağız. Ardından organizasyonel iletişim yaklaşımlarını ve süreçlerini keşfedeceğiz. Son olarak, e-posta iletişim sürecini tartışacağız.

İçindekiler

• 1 İletişim Bileşenleri
  • 1.1 Bağlam
  • 1.2 Gönderen / Kodlayıcı
  • 1.3 Mesaj
  • 1.4 Orta
  • 1.5 Alıcı (Kod Çözücü)
  • 1.6 Geribildirim
• 2 İletişim Süreç Modeli
  • 2.1 İletişim Süreci Modelinde Beş Temel Adım
• 3 Örgütsel İletişim Yaklaşımları ve Süreçleri
  • 3.1 E-posta İletişim Süreci
  • 3.2 E-postanızı Kısa Tutun
• 4. Sonuç
  • 4.1 İlgili Gönderiler

İletişim Bileşenleri

İletişim, sözlü ve sözlü olmayan mesaj alışverişi sürecidir. İletişimi, bileşenlerini aşağıdaki gibi tanımlayarak tanımlayabiliriz:

Bağlam

Bağlam, iletişimin gerçekleştiği ortamdır ve organizasyonu, kültürü ve topluluğu içerir. Ek olarak, toplantılar, gündelik konuşmalar, e-postalar, notlar vb. Gibi dış uyaranlar ve fikir ve duygular gibi iç uyarıcılar bağlamı etkiler. Kişi ancak bağlamın tüm yönlerini dikkate aldığında etkili bir şekilde iletişim kurabilir.

Gönderen / Kodlayıcı

Gönderen, iletişim kurmak için kelimelerin, sembollerin, grafiklerin ve resimlerin bir kombinasyonunu kullanır. Konuşmacı sözlü iletişimde kodlayıcıdır ve yazar, yazılı iletişimde kodlayıcıdır.

İleti

Gönderen ve alıcı arasında değiş tokuş edilen bilgi, kasıtlı veya kasıtsız bir mesaj oluşturur. Mesajın anlaşılabilir olması için mesajı gönderenin bağlamı dikkate alması gerekir. Ek olarak, mesajın anlaşılmasını sağlamak için gerekli tanım, örnek veya grafiklerle birlikte açık bir dil içermesi gerekir.

Orta

Ortam - mesajın gönderildiği kanal - elektronik, sesli veya basılı olabilir. Bir ortamın seçimi aşağıdakilerden etkilenir:

• Gönderen ve alıcı arasındaki ilişki
• Mesajın niteliği

Mesajınız acil, kişisel olduğunda veya anında geri bildirim istendiğinde sözlü bir araç kullanın. Teknik, resmi veya belgelenmesi gereken durumlarda yazılı bir ortam kullanın.

Alıcı (Kod Çözücü)

Dinleyici veya iletişim okuyucusu mesajı yorumlar. Alıcı, bağlamın yanı sıra dış ve iç uyaranlardan etkilenir. Alıcının önyargılı görüşleri veya yanlış anlamaları varsa, mesaj doğru şekilde alınamayabilir. Tutum ve kişilik de alıcıyı etkiler.

geri bildirim

Geri bildirim, alıcının yanıtıdır - iletişime verdikleri tepkidir. Sessizlik bir geri bildirim biçimi olabilir veya alıcı sözlü veya yazılı olarak yanıt verebilir. Geri bildirim, mesajın anlaşıldığını ve gerekli eylemin yapıldığını doğrulamak için kullanılır.

İletişim sürecinin tamamlanması ve amaçlanan mesajı iletmesi için tüm bileşenlerin birlikte etkili bir şekilde çalışması gerekir.

İletişim Süreç Modeli

İletişim süreci, iki veya daha fazla kişi arasında bilgi alışverişini (bir mesaj) ifade eder. Bu değişimin başarılı olabilmesi için her iki tarafın da bilgi alışverişinde bulunma ve birbirini anlama yeteneğine sahip olması gerekir. Bilgi akışı herhangi bir nedenle engellenirse veya iletişim kurmaya çalışanlar kendilerini anlayamazsa iletişim başarısız olur. İletişimin ne olduğunu - amacını ve değerini - anlamak için iletişim süreci modelini anlamalıyız.

İletişim Süreci Modelinde Beş Temel Adım

Aşama 1 İletişim kurmadan veya bir mesaj iletmeye başlamadan önce hedeflerinizi belirleyin.

• Hedef (ler) nedir / nelerdir?
• Mesajı alan kişinin mesajı anladıktan sonra ne yapmasını istiyorsunuz?
• Mesaj neden önemli?

Adım 2 İletişiminizin alıcılarını (hedef kitleyi) belirleyin.

• Mesajınızı en iyi anlayış için uyarlamanızı mümkün kılar.
• Mesajınızı almak için uygun olanları hedeflemenizi sağlar.

Aşama 3 İletişim yönteminizi seçin.

• Seçiminizi başarmaya çalıştığınız şeye dayandırın.
• Alıcı (lar) ın beceri düzeyini göz önünde bulundurun.
• Uygun bir form seçin, ör. Telefon, e-posta, power point sunumu vb.

4. Adım Alıcılarınızı düşünün.

• Alıcılarınızın yetkinlik ve anlayış düzeyi.
• Bilgiyi en iyi nasıl öğrenip aldıkları, yani görsel, sözlü vb.
• Tüm alıcıların ihtiyaçlarını karşılamak için iletişim yöntemlerini birleştirin, yani sözlü açıklamalar içeren bildiriler.

Adım 5 İletişiminizi alınan geri bildirime uygun hale getirin.

• Anlayış konusunda fikir birliği arayın
• Geri bildirim alınırken mesajınızı, iletişim türünüzü, tarzınızı, üslubunuzu vb. Değiştirin.

İletişim süreci, bilginin nasıl iletildiğinden, alındığından ve iki şekilde yorumlandığından etkilenebilir:

• gürültü, ses . Gönderilen, alınan veya anlaşılan mesajı etkileyen her türlü müdahale.
• Fizyolojik Gürültü. Nasıl düşündüğümüzden ve hissettiğimizden kaynaklanan dikkat dağınıklığı, yani yorgunluk, baş ağrısı, açlık veya diğer faktörler.
• Fiziksel Gürültü . Başkaları tarafından yapılan gürültü, kalabalıklar, yüksek veya düşük sıcaklıklar ve parlak veya loş aydınlatma gibi çevresel girişimler.
• Psikolojik Gürültü . Kişinin duygusu ve kişiliği, iletişim ve yorumun ne kadar etkili olduğunu etkiler, yani savunmacı duygular, meşguliyet veya önyargı.
• Anlamsal Gürültü . İletişimin gerçekleşmesi için kelimelerin karşılıklı olarak anlaşılması gerekir. Teknik dil veya jargon kafa karışıklığına neden olabilir.
• Bağlam . İletişimin gerçekleştiği ortam ve durum - fiziksel, kültürel veya sosyal - başarılı bilgi alışverişini etkileyebilir.

İletişim süreci modeli, kimin iletişime dahil olduğunu ve neyin gerçekleşmesi gerektiğini belirlememize yardımcı olur. Başarılı bireysel ve örgütsel iletişim kurabileceğimiz bir çerçevedir.

Örgütsel İletişim Yaklaşımları ve Süreçleri

Örgütsel iletişimin birçok tanımı mevcut olsa da, amaçlarımız doğrultusunda örgütsel iletişimi, birbiriyle ilişkili insanlar arasında ortak, bireysel hedeflere ulaşmak için belirli bir ortamda veya ortamda (organizasyon) mesaj gönderme ve alma olarak tanımlayacağız.

Örgütsel iletişim süreci, mesajların yazılı (sözlü olmayan) veya şahsen (sözlü olarak) gönderilmesini ve alınmasını içerir. Organizasyonel iletişimin çoğu bilgi aktarmayı içerir. Bununla birlikte, anlaşmazlıkları çözmek gibi daha karmaşık iletişimler, organizasyonun kurallarını kullanarak anlamı işleme ve müzakere etme becerisini gerektirir.

İletişim ister basit ister daha karmaşık olarak kabul edilsin, anlayışın gerçekleşmesi için mesaj açık, öz olmalı ve politik veya kültürel olarak marjinalleştirme dilinden kaçınmalıdır. Kuruluşlar, aşağıdaki konularda etkili iletişim becerilerini modellemelidir:

• Mülakat
• Olumlu iş ilişkileri yaratmak
• Performans değerlendirmeleri
• Çatışma çözümü
• Karar verme
• Stres Yönetimi
• Örgütsel sosyalleşme
• Bireysel ve grup sunumları
• Dış halkla iletişim

İnsanlar mesajları ve bilgileri yazılı olarak, elektronik olarak ve yüz yüze ilettiklerinden, örgütsel iletişim bağlamsal ve kültürel olarak bağımlıdır. Kuruluşun doğası ve işlevi (bağlamı) iletişimi etkiler. Ek olarak, her organizasyonun kendine özgü bir kültürü vardır. İletişimin organizasyon içinde başarılı olması için, hem bağlamın hem de kültürün örtüşmesi ve birlikte çalışması gerekir.

Örgütsel iletişim, kuruluşun üyeleri ve dış halkla dahili olarak ilişkiler kurar. Bir kuruluşun başarısı, üyelerinin etkili bir şekilde iletişim kurma becerisine bağlıdır. Çalışanların bir organizasyonda başarılı bir şekilde iletişim kurmak için halka açık sunum, dinleme ve kişilerarası iletişimde yetenekli olma becerisine ihtiyacı vardır. Başarılı bir kuruluş, çalışanlarının başarısını garanti altına almak için eğitim sağlayacaktır.

Örgütsel iletişim, kuruluşlara çeşitli şekillerde fayda sağlar:

• Personeli değişikliklere alıştırmak
• Sürekli, günlük operasyonları destekleyen prosedür, politika ve yönetmelik görevlerini tamamlamak
• Satış, hizmet ve üretimin belirli rolleri ve sorumluluklarıyla ilgili görevleri yerine getirmek
• Başarılı iletişim için iş tatmini, moral ve bireysel tutumları göz önünde bulundurarak ilişkiler geliştirmek
• Yönetim operasyonlarını planlama, koordine etme ve kontrol etme

Çalışan iletişimini geliştirmek ve iyileştirmek için kurumsal iletişim yaklaşımlarını ve süreçlerini anlamak önemlidir. Her kuruluş, hem iç hem de dış iletişimi geliştirmek için uygulamaya koyacakları süreçleri tanımlayarak, etkili iletişim için kendi yaklaşımını tanımlamalıdır.

Başarılı günlük operasyonlar için kuruluşların yetkin iletişimcilere sahip olması gerekir. Şirketin web sitesinden, çalışan el kitabı aracılığıyla bir işten çıkarma görüşmesine kadar, bir kuruluştaki iletişimin her yönü, kuruluşun niyetini, kültürünü ve taahhütlerini hem iç hem de dış personele iletmek için birlikte çalışmalıdır.

E-posta İletişim Süreci

E-posta, birçok kişinin bir mesajı iletmek için araç olarak yaptığı seçimdir. Kullanımı hızlı ve nispeten kolay olsa da, etkili bir şekilde kullanmak için e-posta iletişiminin sürecini ve amacını anladıklarından emin olunmalıdır.

E-posta iletişiminin beş bileşeni vardır:

# 1 Gönderen

Başarılı e-posta iletişimi, gönderenin (kaynak veya iletişimci olarak da adlandırılır) istenen yanıtı elde etmek için mesajı bir grafik, sembol, kelime ve resim kombinasyonu ile kodlamasını gerektirir.

# 2 Alıcı

Alıcı (yorumlayıcı), gönderenin e-posta mesajının kodunu çözerek ve yorumlayarak anlar.

# 3 Mesaj

E-postanın mesajı veya içeriği, gönderenin alıcıya iletmek istediği bilgidir.

# 4 Orta

Kanal olarak da adlandırılan ortam, kişinin mesajı iletmek için seçtiği araçtır. E-posta ile ortam, bilgisayar veya cep telefonudur.

# 5 Geribildirim

E-posta başarıyla iletildikten, alındıktan ve anlaşıldıktan sonra, alıcının anladığını gösteren her türlü yanıt - sözlü veya yazılı - geri bildirim olarak kabul edilir. Geri bildirim, amacımıza ulaşıp ulaşmadığımızı belirlememize yardımcı olur.

E-posta, özellikle akıllı telefonun gelişiyle birlikte, herhangi bir zamanda ve yerde başkalarıyla iletişim kurmayı kolaylaştırır. Ek olarak, alıcının hemen cevap verme özelliği vardır. Ancak bu iletişim yönteminin faydalarının yanı sıra bazı sorunlar da beraberinde gelmektedir. E-postanın bir iletişim aracı olduğunu unutmamalı ve eylemlerimizi yönlendirmesine izin vermemeli, bunun yerine onu iletişim hedeflerimize ulaşmak için kullanmalıyız. Bunu yapmak için:

E-postanızı Kısa Tutun

İnsanlar e-posta iletişiminin doğrudan ve amacına uygun olmasını beklerler. İlk birkaç satır, e-postanızın amacını aktarmalı ve gerektiğinde yanıt alıcınıza bildirmelidir, çünkü birçok sistem alıcının e-postayı açmadan önce başını okumasına izin verir.

• Profesyonel ol. E-postanızın kime gönderildiği önemli değildir - patronunuz, işe alma müdürü veya bir iş arkadaşı - içeriğinizin içeriği ve kompozisyonu açısından profesyonel olmalıdır. Yazışmanın bir parçası olmayan mesaj dili, gülen yüzler, kafa karıştırıcı yazı tipleri veya grafikler kullanmayın. Bunu yapmak, içeriğinizin okunma ve ciddiye alınma olasılığını azaltır.
• Kibar ol. E-postanıza asla bir komutla başlamayın, bunun yerine 'Merhaba' ve alıcının adı gibi bir selamlama kullanın. Bağırmayı ifade ettiği için tüm büyük harfleri veya ünlem işaretlerini kullanmaktan kaçının. E-postanızı 'Teşekkürler' yazıp ardından adınızı yazarak kapatın.
• E-postanın Yüz Yüze İletişimi Değiştirmesine İzin Vermeyin. Bazı konuşmalar yüz yüze daha iyi çalışır. Yüz yüze iletişimden kaçınmak için e-posta kullanmayın. E-posta iletişim için en iyi seçenek değilse, alternatif bir yöntem seçin. Etkili olabilmesi için, e-posta iletişimi açık, öz ve anlaşılır olmalıdır. Aşağıdaki e-posta iletişim süreci, e-postanızın etkili bir iletişim aracı olmasını sağlamaya yardımcı olur.
• E-postanızın Amacını Tanımlayın. Bunu yapmak, mesajı göndermeye zahmet edip etmeyeceğinize karar vermenize yardımcı olur. Amacınızın ilk paragrafta açıkça belirtildiğinden emin olun.
• E-postayı Alıcının Yapmasını İstediğiniz İşlemi Belirleyin
• Bir görevi tamamlayın, yani birini arayın veya bir şeyler sipariş edin.
• İstenen bilgilerle yanıt verin.
• Yanıt gerekmeden e-postayı okuyun.
• Destek Bilgisine İhtiyacınız Olup Olmadığını Karar Verin. Tüm destekleyici belgeleri veya bilgileri tanımlayın ve ekleyin.
• Mesajınızın Amacını Özetlemek için Konu Satırını kullanın. E-postayı oluşturduktan sonra konu satırını tamamlayın. Alıcıyı mesajınızı açmaya ve yanıt vermeye teşvik ettiği için mesaj içeriğinizin özetlendiğinden emin olun.

E-posta iletişimi, kişinin günlük iş hayatında önemli bir rol oynar, konumu ve zamanı ne olursa olsun bilgi alışverişi yapma becerisiyle işi zenginleştirir ve kolaylaştırır. Bununla birlikte, çalışanlar sıklıkla aldıkları büyük hacimli e-postalardan ve harekete geçmeleri gerektiğinden şikayet ederler. Ek olarak, e-postayı herhangi bir zamanda kullanabilme yeteneği, çalışanların genellikle kurumsal e-postalarla kesintiye uğrayan işten uzakta zaman geçirmesi anlamına gelir. Çalışanlar, işle ilgili stresi önlemek için kişisel bir kontrole ihtiyaç duyar ve bu, uygun olduğunda e-postaları alma ve bunlara yanıt verme becerisine kadar uzanır.

Sonuç

İletişim, hem sözlü hem de sözlü olmayan mesajların iletilmesi ve alınması sürecidir. Etkili iletişim bir monolog değil diyalog olduğundan, yalnızca alıcıdan istenen yanıtı verirse etkilidir. Başarılı bir iletişimci olmak için kişi, başkalarını motive edecek, öğretecek ve bilgilendirecek şekilde bilgileri, düşünceleri ve duyguları yeterince aktarmalıdır. Kişi en iyi ortamı seçmeli, alıcısını tanımalı ve iletişimin etkinliğini izlemek ve buna göre onu değiştirmek için geri bildirimi kullanmalıdır. Bu makaledeki bilgi ve araçları kullanmak, kişinin etkili bir iletişimci olmak için iletişim sürecini anlamasına ve kullanmasına yardımcı olabilir.